FireOffice® verwendet sogenannte "FireOffice-Datensätze" zur Speicherung Ihrer Daten. Die Ablage erfolgt dabei als Datei im Dateisystem Ihres PC. Sie können beliebig viele FireOffice-Datensätze anlegen, meist genügt bei der Verwaltung eines Feuerwehrstandorts schon ein einzelner Datensatz. Ein solcher FireOffice-Datensatz bildet dabei eine geschlossene Datenbasis, das bedeutet er beinhaltet alle Personendaten, Ausrüstungsgegenstände etc. und besitzt zudem jeweils eigene Optionseinstellungen zur Anpassung der Softwarefunktionalität an Ihren Feuerwehrstandort.

Bei einer übergreifenden Verwendung von FireOffice®, z.B. in mehreren Stadtteilen, kann jede Stadtteilfeuerwehr "seinen eigenen" FireOffice-Datensatz verwalten. In der Kernstadt können die FireOffice-Datensätze aller Stadtteilfeuerwehren zusammenlaufen und zentral weiterverarbeitet werden. Zu beachten ist jedoch, dass keine Daten zwischen zwei FireOffice-Datensätzen transferiert werden können.

FireOffice® bietet die Möglichkeit, Backups von FireOffice-Datensätzen zu erstellen. Ein derartiges Backup enthält alle in einem Datensatz gespeicherten Daten inklusive der Optionseinstellungen und wird als Datei im Dateisystem abgelegt. Backups dienen zum einen zur Datensicherung und -archivierung, sind aber zugleich für den Datentransport von einem PC zu einem anderen vorgesehen. Ein Backup benötigt auch bei großen Datenbeständen häufig nicht mehr als ein halbes MB Speicherplatz. Dementsprechend ist ein solches einfach und schnell auf ein beliebiges Speichermedium (CD, USB-Stick, Speicherkarte) kopierbar und kann auf diesem Weg auf einen anderen PC transferiert und in der dortigen FireOffice®-Installation eingelesen werden.

Um nicht stets Backups über externe Datenträger austauschen zu müssen, wurde eine Lösung in FireOffice® integriert, die es erlaubt, auf einfachem Wege eine verteilte Arbeitsweise vorzunehmen. So können verschiedene Funktionsträger eines Feuerwehrstandorts (Wehrführer, Gerätewart, Vereinsvorsitzender, Finanzverwalter usw.) die jeweils originär zu verantwortenden Daten selbst kontextbezogen einpflegen. Die Lösung ermöglicht es, Backups auf einen zentralen FTP-Server (FTP = Dateitransferprotokoll) im Internet oder im eigenen lokalen Netzwerk abzulegen. Der Datenaustausch erfolgt demnach ausschließlich über das Netzwerk ohne Austausch von Datenträgern.

Zu beachten ist, dass es nur einen einzigen „führenden“ Datensatz geben kann, der den Datenbestand enthält. Dieser wird nach der Bearbeitung stets auf dem Server abgelegt. Die genaue Arbeitsweise gestaltet sich wie folgt: Ein zur Datenpflege berechtigter Nutzer des Feuerwehrstandorts lädt vor der Bearbeitung zunächst das auf dem FTP-Server befindliche Serverbackup lokal auf seinen PC herunter. Anschließend pflegt er auf seiner lokalen Kopie des Datensatzes seine Datenänderungen ein. Das Serverbackup kann für den Bearbeitungszeitraum gesperrt werden, um eine Parallelbearbeitung durch andere Nutzer auszuschließen. Nach Abschluss der Datenpflege erstellt der Nutzer ein neues Backup des aktualisierten Datensatzes auf dem FTP-Server und gibt es gleichzeitig wieder zur Bearbeitung frei.

Auf dem freien Markt existieren zahlreiche Anbieter, die sogenannten „Webspace“ (= Speicherplatz auf einem Server, der über das Internet erreichbar ist) anbieten. Dazu wird stets ein FTP-Zugang bereitgestellt, der zur zentralen Ablage von Backups, wie zuvor beschrieben, genutzt werden kann. Im Benutzerhandbuch finden Sie ergänzende Sicherheitshinweise zur Auswahl des Anbieters.

FireOffice® besitzt neben der Personenverwaltung die Möglichkeit, unterschiedlichste Ausrüstungsgegenstände, Gerätschaften, Fahrzeuge u.v.m. zu verwalten. Dazu wurde in FireOffice® eine sog. "Lagerverwaltung" eingeführt, die Sie über das Menü "Module" -> "Lagerverwaltung" erreichen. Hier haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele "Lager" anzulegen. Ein Lager können Sie sich als einen virtuellen Unterbringungsort für Gegenstände aller Art vorstellen, wobei unterschiedliche Lager völlig unabhängig voneinander sind.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie die Lagerstruktur aufteilen können. Als einfachste Variante könnten Sie sich dafür entscheiden, lediglich ein einzelnes Lager anzulegen und dort sämtliche Gerätschaften Ihres Feuerwehrstandorts zu verwalten. Eine andere Möglichkeit wäre, pro Fahrzeug jeweils ein Lager (z. B. Lager "LF 8/6", "MTW" usw.) anzulegen und in den einzelnen Lagern Gegenstände zu verwalten, die auf den Fahrzeugen verladen sind. Somit wissen Sie "auf einen Blick", was Ihre Fahrzeuge geladen haben. Eine dritte Möglichkeit ist beispielsweise, pro Gegenstandstyp ein Lager anzulegen, z.B. Lager "Funkgeräte" für die Verwaltung Ihrer Funkgeräte oder "Atemschutzflaschen" für die Verwaltung von Atemschutzflaschen zur Unterstützung des Gerätewarts.

In der Rubrik Softwarelizenz erhalten Sie ausführliche Informationen zu diesem Thema.